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Come organizzare eventi con ospiti famosi

Creare un’evento con personaggi famosi non è impossibile: la maggior parte dei ‘Vip’ si prestano a questi eventi, sia a scopo d’intrattenimento per la serata che come presentatori, organizzare un’evento non è però così semplice e occorre un programma ben studiato.

L’ospite d’eccezione dev’essere scelto in concordanza allo stile dell’evento che si vuole creare.

La popolarità non è tutto, bisogna tenere in considerazione anche altri fattori: non tutti i Vip sono preparati ad un certo evento, alcuni non sapranno nemmeno come comportarsi, se si trovano in una situazione dove non sono stati sufficientemente preparati; inoltre è importante conoscere il proprio budget disponibile.

 

Come scegliere il personaggio famoso più adatto all’evento?

 

Per prima cosa occorre avere un target, una finalità ben precisa che risponda ad una determinata aspettativa: che cosa si vuole raggiungere con l’evento?

Se l’evento è destinato a pubblicizzare un negozio e produrre una maggiore visibilità, per aumentare la vendita e la clientela, facendo conoscere nuovi prodotti o vendendoli a prezzi scontati.

La presenza di un personaggio famoso crea un’interesse dell’evento, notevolmente maggiore, coinvolgendo una quantità più grande di curiosi e attirando l’attenzione della gente in maniera più concreta; tutti vogliono vedere dal ‘vivo’ qualcuno che si segue in televisione o nei social.

Per scegliere il Vip giusto bisogna fare diverse valutazioni, a volte non è sufficiente la notorietà di queste celebrità: sono richieste anche le capacità per gestire l’evento e non contrariare l’aspettazione degli invitati.

Ad esempio se si organizzerà un’evento culinario l’ospite d’eccezione sarà uno Chef stellato, se l’evento è di natura sportiva, il Vip potrebbe essere uno sportivo famoso.

La maggior parte del budget sarà speso per l’ospite d’eccezione, quindi è fondamentale valutare se chi sarà scelto, sarà all’altezza di gestire l’evento e di accontentare i partecipanti.

 

Cosa occorre sapere per organizzare un’evento

 

Una volta che si hanno chiari l’obiettivo e il budget disponibile, si possono valutare altri passi importanti da definire:

  • Calcolare il numero degli invitati, definire un numero minimo e limitare ad un numero massimo di persone, informarsi chi sono gli invitati; conoscere i partecipanti è uno dei quesiti principali per ottenere successo.

Trovare la location più adatta, scegliere il posto per l’evento non è semplice, il posto dovrà risultare l’ideale per l’evento desiderato: dipendendo dallo scopo dell’evento, la location potrebbe essere uno spazio ampio all’esterno, come un giardino provvisto di piscina, per organizzare un’aperitivo o una cena; si può anche optare per una villa o un ristorante.

  • Scegliere il catering

Il passo successivo alla location è quello di decidere di affidarsi ad un servizio di catering professionale, se il budget a disposizione lo permette (visto che organizzare un catering risulta abbastanza complesso).

  • Scegliere la data per l’evento è fondamentale per un’avvenimento ben riuscito, e vanno valutati alcuni fattori: il giorno della settimana, la stagione, il clima, l’orario, dipendendo dall’evento e dai partecipanti tenendo in conto la loro disponibilità o i loro impegni lavorativi e familiari.
  • Servizio di sicurezza: è fondamentale soprattutto se all’evento partecipano personaggi famosi, per l’incolumità dei presenti.

 

Fonte: www.agenziaspettacolo.eu